La capitalisation des compétences clés est un enjeu stratégique majeur pour toutes les entreprises, mais plus encore pour les TPE/PME. Perdre les compétences de l’entreprise, c’est :
- Fragiliser sa valeur unique
- Diminuer la performance collective
- Réduire la capacité d’adaptation de l’entreprise aux fluctuations de son environnement et de ses marchés
- Réduire la valeur de l’entreprise en cas de transmission
Les compétences des salariés expérimentés sont souvent tacites (c’est-à-dire non formalisées) et liées à l’expérience de terrain. Pourtant elles sont cruciales pour la continuité, la qualité de l’offre et l’innovation. Formaliser ces savoirs et ces compétences permet de les rendre transmissibles, partageables et exploitables, notamment lors de départs ou de changements d’équipes.
Dans la majorité des cas, les dirigeants de TPE/PME sont conscients de la nécessité de maîtriser ce risque de perte des compétences clés, mais il est souvent difficile de savoir par où commencer.
Nous vous proposons quelques pistes pour mettre en œuvre la formalisation des savoirs informels, et ainsi transformer l’expérience en ressource durable.
- Commencer par une méthode simple : Le carnet de bord ou Journal de pratique professionnelle. Ces outils, plus personnels que la plupart des outils de formalisation permettent d’obtenir l’adhésion des salariés maîtres des compétences clés, quelle que soit leur pratique de l’écrit ou même de la bureautique. Ils permettent aux salariés expérimentés de retracer leur parcours professionnels et les évolutions de leur métier, de décrire des situations concrètes, des cas rencontrés, des situations prises. Ils partagent ainsi leur vision du métiers, leurs convictions et leurs apprentissages. Ces carnets peuvent ensuite être valorisés dans des ateliers de transmission, et peuvent servir de matériau exhaustif à la mise en place de fiches de capitalisation.
- Les fiches de capitalisation : des outils pratiques prêts à l’emploi. Ces fiches permettent de documenter les missions réalisées, en décrivant leur contexte, les objectifs et les résultats. Pour chaque mission, elles précisent les bonnes pratiques avec des astuces résultant de l’expérience, les méthodes efficaces et les outils utilisés. Les fiches renseignent aussi les erreurs à éviter, les pièges rencontrés et les solutions testées, ainsi que les limites observées. Ces fiches peuvent être intégrées dans des bases internes (mode d’emploi de certains outils de production uniques et/ou anciens, productions sur mesure, maintenance préventive ou curative…) et être intégrées à des actions de formation interne ou d’intégration de nouveaux collaborateurs.
- Etablir une cartographie des compétences critiques : cette action doit permettre d’identifier les compétences clés détenues par les salariés expérimentés, d’évaluer leur niveau de maîtrise ainsi que leur utilité stratégique pour l’organisation. Il s’agira ensuite d’évaluer les risques de perte de ces compétences (ces risques peuvent être liés à plusieurs facteurs) et l’impact de la perte de ces compétences pour l’entreprise. Il sera alors possible de prioriser les actions à mener pour transmettre, former ou documenter.
Ces actions permettront d’enclencher le processus de sécurisation et de pérennisation pour l’entreprise.
Les bonus sur le plan de l’action managériale et RH seront la valorisation et la reconnaissance des savoirs informels, qui sont souvent sous-estimés car non visibles ou non répertoriés, et le renforcement de l’engagement des salariés grâce au partage de leur savoir-faire formalisé et rendu identifiable auprès de tous les acteurs de l’entreprise.
CRÉACT’UP peut vous accompagner dans la mise en œuvre de l’ensemble des étapes de capitalisation, de conception des outils spécifiques au secteur d’activité et aux métiers, et de mobilisation des équipes dans cette aventure collective.
